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如何做好采購計劃與預算

來源:沈陽市政府采購中心 發布時間:2020-01-08 16:12
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????如何做好采購計劃與預算

引言

1、采購預算的編制要遵循實事求是、積極穩妥、留有余地、比質比價的編制原則;

2、編制采購計劃是一項復雜而又細致的工作,而一個好的采購計劃,是能對已經發生或將要發生的變化因素進行深入的分析和預測,這樣才能夠有效地避免投資風險,最大限度降低物流成本,對企業的物流管理活動起到積極的作用。

如何做好采購計劃與預算

采購計劃是指采購人員在了解市場供求情況,認識企業生產經營活動過程中和掌握物料消耗規律的基礎上對計劃期內物料采購管理活動所做的預見性的安排和部署。采購計劃是根據生產部門或其他使用部門的計劃制定的包括采購物料、采購數量、需求日期等內容的計劃表格。

采購預算是保障企業戰略計劃和作業計劃的執行,確保企業組織目標一致;協調企業各部門之間的合作經營以及在企業各部門之間合理安排有限的資源,保證資源分配的效率性。對企業物流成本進行控制、監督。那么做好采購計劃與預算就顯得尤為重要了,采購人員在做采購計劃和預算時要注意哪些問題?采購人員應該如何做好采購計劃與預算呢?

此份資料包含了以下內容:

一、采購數量計劃

二、采購預算(用款計劃)編制

三、影響采購計劃于預算的因素

一、采購數量計劃

1.編訂采購數量計劃的目的

企業的經營自購人原料、物料開始,經加工制成或經組合裝配成為產品,再通過銷售過程獲取利潤。其中如何獲取足夠數量的原料、物料,即是采購數量計劃的重點所在。因此,采購數量計劃是在某一特定的期間內,應在何時購入何種材料及材料多少的估計作業。

總的來說,數量計劃應達到以下目的

(1)預估材料需用數量與時間,防止供應中斷,影響產銷活動。

(2)避免材料儲存過多,積壓資金,占用倉儲空間。

(3)配合公司生產計劃與資金調度。

(4)使采購人員事先準備,選擇有利時機購人材料。

(5)確立材料耗用標準,以便控制用料成本。

2.采購數量決定流程

如何做好采購計劃與預算

3.需運用的資料

(1)生產計劃。

由銷售預測,加上人為的判斷,即可擬訂銷售計劃或目標。銷售計劃,是表明各種產品在不同時間的預期銷售數量:而生產計劃則依據銷售數量,加上預期的期末存貨減去期初存貨來擬訂。

(2)用料清單。

生產計劃只列示產品的數量,若想直接知道某一產品需用哪些物料,以及數量多少,則須借助用料清單。該清單是由研發或產品設計部門擬訂的,內容列示各種產品由哪些材料所制造或組合而成。根據該清單可以精確計算制造某一種產品的用料需求數量。用料清單所列的耗用量,即通稱的標準用量,與實際用量相互比較,可作為用料控制的依據。

(3)存量管制卡。

若產品有存貨,則生產數量不一定要等于銷售數量。同樣,若材料有庫存數量,則材料采購數量也不一定要等于根據用料清單所計算的材料需用量。因此,必須建立物料的存量管制卡,以表明某一物料目前的庫存狀況:再依據用料需求數量,并考慮購料的作業時間和安全存量水準,算出正確的采購數量,然后才開具請購單,進行采購活動。

4.采購數量計算

綜上所述,生產計劃、用料清單或材料需求計劃以及存量管制卡,是決定采購數量的主要依據,因而,可依以下公式計算采購數量:

本期應購數量=本期生產需用材料數+本期期末預定庫存量一前期預估庫存量一前期已購未入庫數量

5.填寫采購數量計劃表

用料計劃表只表示某一物料某月份應予訂購的總量,至于某一物料應在何時訂購、訂購多少及何時到貨,則必須填寫采購數量計劃表。

二、采購預算(用款計劃)編制

1.什么是采購預算

采購預算是指采購部門在一定計劃期間(年度、季度或月度)編制的材料采購的用款計劃。

2.采購預算的目的

采購部門可以憑采購預算進行采購和控制采購用款支出,并使財務部門據此籌措和安排所需資金,協調采購與財務部門之間的關系。

國內外采購,有的以延期付款的方式進行。例如采用承兌交單、遠期信用證及遠期本票或支票。這些延期付款方式,不但到期日相當確定,而且金額很大(例如D/A和P/N在到期日必須支付100%的貸款,遠期信用證支付90%的貸款)。因此,若采購預算(即付款計劃)分為到期與新購兩部分,由于到期部分可以相當準確地估算,因而采購預算有助于資金需求計劃的正確性。

3.采購預算編制的內容

列入采購預算的各種材料的采購數量和金額,以企業進行生產和經營維修所需的原材料、零部件、備件等為主。設備更新和基本建設所需的機器設備和工程材料,則應另編單項采購預算,不包括在計劃期間的采購預算內。

4.采購預算編制的目的

采購預算通常根據以下依據編制:

(1)計劃期間生產和經營維修所需材料的計劃需用量。

由生產計劃管理部門在銷售計劃的基礎上根據所編制的生產計劃,以及前期材料消耗資料和材料清單計算確定。

(2)預計本期期末庫存量。

預計本期期末庫存量,加上由編制預算之日起至本期期末止這一期間的預計收入量再減去同期預計發出量來確定。預計本期期末庫存量即為計劃期期初庫存量。

(3)計劃期期末結轉庫存量。

由倉管和采購部門根據各種材料的安全儲備量和提前訂購期共同確定。

(4)材料計劃價格。

由采購部門根據材料的當前市場價格,以及其他各種影響因素如國際政治經濟因素來確定。

三、影響采購計劃于預算的因素

影響采購計劃與預算的準確性的要素,采購人員應詳加注意,具體來說有下列各項:

1.年度營銷計劃

除非市場出現供不應求的狀況,否則企業年度的經營計劃多以營銷計劃為起點,而營銷計劃的擬訂,叉受到銷售預測的影響。銷售預測的決定因素,包括外界的不可控制因素,如國內外經濟發展情況(GDP.失業率、物價、利率等)、技術發展、競爭者狀況等;以及內部可控制因素,如財務狀況、技術水準、廠房設備、原料零件供應情況、人力資源及公司聲譽等。

2.年度生產計劃

一般而言,生產計劃源于營銷計劃,若營銷計劃過于樂觀,將使產量變成存貨,造成企業的財務負擔:反之,過度保守的營銷計劃,將使產量不足以供應顧客所需,喪失了創造利潤的機會。因此,常因營銷人員對市場的需求量估算失當,造成生產計劃朝令夕改,也使得采購計劃與預算必須經常調整修正,物料供需長久處于失衡狀況。

3.用料清單

若產品、工程變更層出不窮,致使用料清單難作及時的反應與修訂,以致根據產量所計算出來的物料需求數量,與實際的使用量或規格不盡相符,造成采購數量過多或不及,物料規格過時或不易購得。因而,采購計劃的準確性,有賴于維持最新、最正確的用料清單。

4.存量控制卡

由于應購數量必須扣除庫存數量,因而,存量控制卡記載是否正確,也會影響采購計劃的準確性。這包括料賬是否一致,以及物料存量是否全為良品。若賬上數量與倉庫架臺上的數量不符,或存量中并非全數皆為規格正確物料,這將使倉儲的數量低于實際的可取用數量,故采購計劃中的應購數量將會偏低。

5.物料標準成本的設定

在編訂采購預算時,對將來擬購物料的價格預測不容易,故多以標準成本替代。如果該標準成本的設定,缺乏過去的采購資料為依據,也無工程人員嚴密精確地計算其原料、人工及制造費用等的總成本,則其正確性會降低。因而,標準成本與實際購人價格的差額,即是采購預算準確性的評估指標。

6.生產效率

生產效率的高低,將使預計的物料需求量與實際的耗用量產生誤差。產品的生產效率降低,會導致原物料的單位耗用量提高,而使采購計劃中的數量不夠生產所需。當生產效率有降低趨勢時,采購計劃必須將此額外的耗用率計算進去,才不會發生原物料的短缺現象。

7.價格預期

在編訂采購金額預算時,應對物料價格漲跌幅度、市場景氣狀況等多加預測,甚至列為調整預算的因素。由于個人主觀的判定與事實的演變常有差距,也可能會造成采購預算的偏差。

由于影響采購計劃與預算的因素頗多,故采購計劃與預算擬訂后,必須與產銷部門保持經常的聯系,并針對現實的狀況作必要的調整與修訂,才能達成維持正常產銷活動的目標,并協助財務部門妥善規劃資金的來源。


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